Témoignage de Jean-Christophe Chasle, Enseignant en Économie-Gestion

IUT de Rennes (Département Gestion des Entreprises et des Administrations)

Le programme pédagogique définissant les enseignements du Diplôme Universitaire et Technologique de Gestion des Entreprises et des Administrations (DUT GEA) a été redéfini en septembre 2005. Un enseignement obligatoire de 6 heures est apparu pour faire découvrir aux étudiants le fonctionnement informatisé de l’entreprise avec pour objectif principal de les sensibiliser aux enjeux de l’intégration du système d’information dans sa double dimension technologique et organisationnelle.

Un module complémentaire optionnel de 12 heures était prévu pour aborder la gestion concrète de l’entreprise au travers d’un Progiciel de Gestion Intégré (Analyse de l’intégration, paramétrage du progiciel, mise en oeuvre et exploitation d’un cas). Nous avons considéré au sein de l’IUT GEA de RENNES qu’il était très difficile d’aborder ces problématiques complexes sans s’appuyer pédagogiquement sur un outil professionnel.

C’est dans ce contexte que nous avons été amenés à effectuer des recherches sur les PGI susceptibles de répondre à l’ensemble de nos contraintes. Nous avions besoin :

• D’un outil accessible à des étudiants de niveau Bac + 2 à la fois en terme d’ergonomie de navigation et de présentation des menus.
• Disposant de modules performants dans les disciplines tertiaires (Comptabilité, Finances, Paye, Gestion Commerciale…) plutôt qu’un « PGI orienté production ».
• Respectant nos contraintes budgétaires (l’ensemble de nos contrats informatiques représentant déjà une enveloppe financière importante) ce qui supposait une coopération avec des éditeurs proposant des tarifs spécifiques « éducation ».
• Si possible utilisé par de nombreux professionnels du monde tertiaire afin d’améliorer l’employabilité future de nos étudiants.

Le choix de Cegid

Notre inquiétude principale consistait à nous demander si ces progiciels à « environnements complexes » étaient facilement maîtrisables par des étudiants de niveau L2.

Nos recherches nous ont conduit rapidement à nous intéresser à Cegid et à son programme Cegid Éducation, rassurés par l’existence de nombreux partenariats préexistants dans le monde de l’éducation et par la forte implantation de cet éditeur dans le secteur tertiaire.

Nous avons choisi de travailler sur le PGI Business Place. Ce produit conçu pour le Middle-Market le rend plus accessible dans le cadre d’une initiation que les ERP de type SAP ou ORACLE. L’offre proposée par Cegid Éducation correspondait le mieux à nos attentes.

Notre choix « pédagogique » ayant été validé, nous avons été soumis à une nouvelle contrainte imprévue. L’implantation de nos différents logiciels est gérée par un centre de ressources informatiques et ceux-ci sont hébergés par un serveur de l’IUT. Le centre de ressources informatiques s’est montré réticent à l’idée de devoir héberger et gérer des dizaines de bases de données, de gérer l’interrogation des bases et l’accès par mots de passe pour chaque étudiant. Deux possibilités techniques restaient alors envisageables :

• Premièrement, une installation poste par poste des bases de données. Cette solution avait le double inconvénient de nous obliger à dupliquer manuellement la même base sur des dizaines de postes et de nous contraindre à ce que chaque étudiant utilise systématiquement le même poste de travail d’une séance à l’autre.
• L’autre solution consistait à faire héberger nos bases de données sur les serveurs de Cegid, l’IUT se déchargeant par ce moyen des difficultés propres à la gestion de ces bases. C’est la solution que nous avons finalement retenue.

Nous avons créé une base de référence inspirée de la base de démonstration créée par Cegid.
Puis, nous avons enregistré sur cette base de référence les utilisateurs enseignants amenés à exploiter Cegid Business Place dans le cadre de leurs cours en leur attribuant des droits d’administration étendus.

Les techniciens de Cegid se sont alors chargés de dupliquer cette base de référence et d’attribuer des codes d’accès propres à chaque base afin de permettre un accès sécurisé pour chacun de nos étudiants. Nos étudiants ont pu se connecter en mode Web Access - ASP par demijournées tarifées à des prix très avantageux. Nous n’avons par conséquent pas eu à acheter de licences.

Notre inquiétude principale à ce stade provenait de la capacité de la bande passante de notre connexion internet à supporter jusqu’à 60 connexions simultanées. Dans la pratique, aucun problème de lenteur de connexion n’a été ressenti.

Bilan de cette expérience pédagogique

Après avoir illustré à partir d’un exemple introductif les problèmes liés au cloisonnement de l’information dans les entreprises, et avoir présenté la notion d’ERP et de système d’information, nous avons rapidement effectué notre première séance en salle informatique.

Étaient accessibles à nos étudiants les seules applications Gestion Commerciale, Comptabilité et Paye.

La première séance a été consacrée à la découverte du progiciel, de la navigation entre modules (apprentissage des icônes) et des différents paramétrages (gestion des droits d’accès, personnalisation de l’environnement de travail, modification des coordonnées de la société). Nous avions attribué à nos étudiants des droits d’Administration ce qui nous a permis de les sensibiliser aux problématiques de la gestion des droits d’accès. Les étudiants (travaillant en binômes) se sont facilement adaptés à l’environnement de type « Windows », l’aide contextuelle étant par ailleurs assez exhaustive.

Nous avons décidé de découvrir les différentes applications de Cegid Business Place à travers la chronologie des flux de l’entreprise (de la commande à la livraison/facturation/ comptabilisation) donc à partir de l’application « Gestion Commerciale » dès la deuxième séance. Les séances 2 et 3 furent consacrées à la recherche des informations commerciales (filtres), à la saisie/modification de données commerciales, à l’édition et la génération de pièces commerciales, et aux différents paramétrages concernant notamment à l’accès à ce type d’informations.

Les étudiants ont pu concrètement appréhender les étapes du circuit des ventes, comprendre l’intérêt d’une base de données unique et du paramétrage automatique de règles de gestion.

Les séances 4 et 5 ont été consacrées à l’application Comptabilité (Paramétrage des plans de comptes et des journaux, saisie standard et guidée, scénarios et guides d’écritures, découverte de la comptabilité analytique...).
Les étudiants ont pu vérifier l’intégration du système d’information en retrouvant les mêmes informations d’applications en applications.

Remarque : Nos étudiants de DUT GEA option Ressources Humaines ont également travaillé sur l’application Paye.

Conclusion

Nous avions au départ de nombreuses interrogations : Le produit et le mode de connexion retenus seront-ils fiables ? Sauronsnous (enseignants et étudiants) le maîtriser de manière satisfaisante ? Nos étudiants auront-ils mieux compris les enjeux technologiques et organisationnels de l’intégration du système d’information après avoir utilisé ce Progiciel?

À ces questions, nous ne pouvons répondre que par l’affirmative. Notre choix s’est révélé être a posteriori le plus judicieux dans le contexte des différentes contraintes techniques et préoccupations pédagogiques qui étaient les nôtres.